Tietosuojaseloste

1. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa, kirjautumis- ja allekirjoituspalvelun vahvistamaa sähköistä henkilöllisyyttä (pankkitunnuksilla, Google), allekirjoitettavaksi lataamiasi asiakirjoja sekä teknisiä tietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi (esimerkiksi ajankohta ja IP-osoite turvallisuutta ja allekirjoitustodistetta varten). Emme tallenna henkilötunnusta kirjautumista varten.

2. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme tietoja tilisi luomiseksi ja hallinnoimiseksi, allekirjoitusten toteuttamiseksi ja dokumentoimiseksi, maksun ja tilauksen hoitamiseksi sekä allekirjoitustodistetta ja kirjanpitoa koskevien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Oikeusperusteena on kanssasi tehdyn sopimuksen täyttäminen, lakisääteiset velvoitteet (muun muassa kirjanpitolainsäädäntö) ja oikeutettu etumme tuottaa ja suojata palvelu.

3. Alihankkijat

Osa alihankkijoista käsittelee henkilötietoja puolestamme tai itsenäisenä rekisterinpitäjänä omalta osaltaan: allekirjoituspalvelu (Idura, joka toteuttaa allekirjoituksen pankkitunnuksilla), kirjautumispalvelut (Google), maksupalvelu (Stripe), sähköpostipalvelu (SendGrid, ilmoitusten ja kuittien lähettämiseen) ja kirjanpitojärjestelmä (Tripletex, ostojen lakisääteiseen kirjanpitoon). Ne saavat vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä niiden osuuden toteuttamiseksi. Emme myy henkilötietoja.

4. Säilytys ja poistaminen

Ladattuja asiakirjoja ja allekirjoitustietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi ja allekirjoituksen dokumentoimiseksi. Allekirjoitettuja asiakirjoja voi ladata jonkin aikaa allekirjoituksen valmistumisen jälkeen (katso poistoajat käyttöehdoista); sen jälkeen latauslinkit estetään ja asiakirjat poistetaan automaattisesti järjestelmistämme pian tämän jälkeen. Allekirjoitustodisteeseen liittyvät tekniset tiedot (kuten ajankohta ja IP-osoite) säilytetään kyseisen asiakirjan yhteydessä ja poistetaan samanaikaisesti sen kanssa. Kirjanpitolainsäädännön vuoksi säilytämme laskutustiedot (summa, alv ja päivämäärä) anonymisoituna kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi ilman yhteyttä sinuun. Rekisteröityneenä käyttäjänä lähettämäsi tai allekirjoittamasi asiakirjat säilyvät asiakirja-arkistossasi niin kauan kuin tili on olemassa, ja ne voi poistaa käsin milloin tahansa kohdassa ”Oma tili”. Samassa paikassa voit myös ladata kopion sinusta tallentamistamme tiedoista ja poistaa tilisi. Tilin poisto toteutetaan 30 päivän määräajan jälkeen — saat ilmoituksen sähköpostitse ja voit perua sen tänä aikana — ja se päättää tilauksesi, poistaa yritykset, joissa olet ainoa liitetty käyttäjä, ja tyhjentää asiakirja-arkiston pysyvästi.

5. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa henkilötietosi sekä pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ota yhteyttä alla olevaan osoitteeseen käyttääksesi oikeuksiasi.

6. Evästeet ja kirjautuminen

Käytämme välttämättömiä evästeitä kirjautumiseen ja turvallisuuteen (istuntotiedot). Ne ovat välttämättömiä palvelun toiminnalle.

Lisäksi käytämme analytiikkatyökaluja nähdäksemme, miten sivustoa käytetään, jotta voimme parantaa sitä: Google Analytics kävijätilastoihin ja mainonnan mittaamiseen sekä Microsoft Clarity anonymisoituihin tallenteisiin klikkauksista ja sivunäkymistä. Clarity ladataan vain avoimille tietosivuille (etusivu, mallit, hinnat ja juridiset sivut) — ei koskaan allekirjoitus-, tilaustila-, kirjautumis- tai ”Oma tili” -sivuille. Työkalut eivät siten pääse käsiksi asiakirjoihisi tai allekirjoituksen sisältöön, ja Clarity peittää lomakekentät, sähköpostiosoitteet ja numerot. Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella Euroopan komission siirtoperusteiden nojalla. Voit kieltäytyä estämällä palvelun esigner.fi evästeet selaimessasi.

Yhteystiedot

Siglar Development AS
Yritystunnus 912 000 621 (rekisteröity maahan Norja)
Sähköposti: hei@esigner.fi