Tietosuojaseloste

Tietosuojavastaava

Meillä ei ole velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa (tietosuoja-asetuksen 37 artikla), emmekä ole nimittänyt sellaista. Tietosuojaa koskevat kysymykset voit lähettää tämän selosteen lopussa mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

1. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa, kirjautumis- ja allekirjoituspalvelun vahvistamaa sähköistä henkilöllisyyttä (pankkitunnuksilla, Google), allekirjoitettavaksi lataamiasi asiakirjoja sekä teknisiä tietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi (esimerkiksi ajankohta ja IP-osoite turvallisuutta ja allekirjoitustodistetta varten). Emme tallenna henkilötunnusta kirjautumista varten.

Kaksivaiheinen kirjautuminen ja pääsyavaimet

Jos otat itse käyttöön kaksivaiheisen kirjautumisen tai pääsyavaimet, tallennamme sen, mitä tarvitaan henkilöllisyytesi vahvistamiseen: salatun avaimen todennussovellusta varten, pääsyavaimen julkisen osan sekä laitteen nimen ja viimeisen käyttöajan, palautuskoodisi muodossa, josta niitä ei voi lukea takaisin, ja tiedon siitä, mitkä kirjautumistavat olet poistanut käytöstä. Sormenjälkesi tai kasvosi eivät koskaan poistu laitteeltasi, emmekä koskaan saa niitä: laite tarkistaa ne ja antaa meille vain todisteen siitä, että avainta käytettiin. Käsittelemme näitä tietoja täyttääksemme kanssasi tehdyn sopimuksen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja lähetämme sinulle sähköpostin, kun jokin muuttuu. Tiedot poistetaan, kun poistat toiminnon käytöstä tai poistat tilin.

2. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme tietoja tilisi luomiseksi ja hallinnoimiseksi, allekirjoitusten toteuttamiseksi ja dokumentoimiseksi, maksun ja tilauksen hoitamiseksi sekä allekirjoitustodistetta ja kirjanpitoa koskevien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Oikeusperusteena on kanssasi tehdyn sopimuksen täyttäminen, lakisääteiset velvoitteet (muun muassa kirjanpitolainsäädäntö) ja oikeutettu etumme tuottaa ja suojata palvelu.

3. Alihankkijat

Osa alihankkijoista käsittelee henkilötietoja puolestamme tai itsenäisenä rekisterinpitäjänä omalta osaltaan: allekirjoituspalvelu (Idura, joka toteuttaa allekirjoituksen pankkitunnuksilla), kirjautumispalvelut (Google, Apple), maksupalvelu (Stripe), sähköpostipalvelu (SendGrid, ilmoitusten ja kuittien lähettämiseen) , kirjanpitojärjestelmä (Tripletex, ostojen lakisääteiseen kirjanpitoon) ja salattujen varmuuskopioiden säilytys (Hetzner, Suomi). Palvelua ylläpidetään omilla palvelimillamme Norjassa. Ne saavat vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä niiden osuuden toteuttamiseksi. Emme myy henkilötietoja.

4. Säilytys ja poistaminen

Ladattuja asiakirjoja ja allekirjoitustietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun tuottamiseksi ja allekirjoituksen dokumentoimiseksi. Allekirjoitettuja asiakirjoja voi ladata jonkin aikaa allekirjoituksen valmistumisen jälkeen (katso poistoajat käyttöehdoista); sen jälkeen latauslinkit estetään ja asiakirjat poistetaan automaattisesti järjestelmistämme pian tämän jälkeen. Allekirjoitustodisteeseen liittyvät tekniset tiedot (kuten ajankohta ja IP-osoite) säilytetään kyseisen asiakirjan yhteydessä ja poistetaan samanaikaisesti sen kanssa. Kirjanpitolainsäädännön vuoksi säilytämme laskutustiedot (summa, alv ja päivämäärä) anonymisoituna kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi ilman yhteyttä sinuun. Rekisteröityneenä käyttäjänä lähettämäsi tai allekirjoittamasi asiakirjat säilyvät asiakirja-arkistossasi niin kauan kuin tili on olemassa, ja ne voi poistaa käsin milloin tahansa kohdassa ”Oma tili”. Samassa paikassa voit myös ladata kopion sinusta tallentamistamme tiedoista ja poistaa tilisi. Tilin poisto toteutetaan 30 päivän määräajan jälkeen — saat ilmoituksen sähköpostitse ja voit perua sen tänä aikana — ja se päättää tilauksesi, poistaa yritykset, joissa olet ainoa liitetty käyttäjä, ja tyhjentää asiakirja-arkiston pysyvästi.

Arkistoon lataamiasi tiedostoja käsittelemme vain säilyttääksemme ne sinua varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Ne tallennetaan salattuina, säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa ja poistetaan sen mukana. Allekirjoituksen tarkistus lukee tiedostoon upotetut varmenteet eikä mitään muuta.

Kun sinut kutsutaan allekirjoittamaan

Kun lähettäjä kutsuu sinut allekirjoittamaan, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja mahdollinen matkapuhelinnumerosi eivät tule sinulta vaan asiakirjan ladanneelta lähettäjältä (tietosuoja-asetuksen 14 artikla). Käytämme tietoja ainoastaan asiakirjan toimittamiseen sinulle, määräajasta muistuttamiseen ja valmiin allekirjoitetun asiakirjan lähettämiseen. Kun allekirjoitat pankkitunnuksilla, saamme tunnistuspalvelulta vahvistetun henkilöllisyytesi (nimi; ei henkilötunnusta) sekä ajankohdan ja IP-osoitteen; nämä tiedot muodostavat allekirjoitustodisteen, ja ne säilytetään ja poistetaan yhdessä asiakirjan kanssa. Sinun ei ole pakko allekirjoittaa; ilman allekirjoitustasi asiakirja jää keskeneräiseksi ja poistetaan määräajan päätyttyä. Kaikki osiossa 5 mainitut oikeudet koskevat myös sinua. Lähettäjä voi myös nimetä kopion vastaanottajia, jotka saavat valmiin allekirjoitetun asiakirjan sähköpostitse allekirjoittamatta itse; heihin sovelletaan samaa.

5. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa henkilötietosi sekä pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Ota yhteyttä alla olevaan osoitteeseen käyttääksesi oikeuksiasi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla). Johtava valvontaviranomaisemme on Norjan tietosuojaviranomainen Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, Norja, puhelin +47 22 39 69 00, www.datatilsynet.no. Voit sen sijaan kääntyä myös asuin- tai työpaikkasi valvontaviranomaisen puoleen — Suomessa tietosuojavaltuutetun toimiston.

6. Evästeet ja kirjautuminen

Käytämme välttämättömiä evästeitä kirjautumiseen ja turvallisuuteen (istuntotiedot). Ne ovat välttämättömiä palvelun toiminnalle.

Lisäksi käytämme Google Analyticsia kävijätilastoihin ja mainonnan mittaamiseen nähdäksemme, miten sivustoa käytetään, jotta voimme parantaa sitä. Google Analytics ei pääse käsiksi asiakirjoihisi tai allekirjoituksen sisältöön. Google voi käsitellä tietoja ETA:n ulkopuolella EU:n komission siirtoperusteella. Työkalu ladataan, kun vierailet sivuilla, kysymättä sinulta ensin. Voit milloin tahansa kieltäytyä siitä sivun alareunan «Evästeet»-linkistä; silloin sitä ei ladata.

Yhteystiedot

Siglar Development AS
Krabberødveien 47
3960 Stathelle
Norja
Yritystunnus 912 000 621 (rekisteröity maahan Norja)
Sähköposti: hei@esigner.fi